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Description

Assistant(e)s : gagner du temps, s’organiser et arbitrer ses priorités

Reprendre la main sur une journée morcelée par les interruptions et par les urgences des autres

  • 2 jours — 14 h
  • Présentiel ou à distance
  • Fondamental
  • Jusqu’à 6 participants

La journée d'un(e) assistant(e) est faite d'interruptions : un appel, un collègue qui passe, une demande qui arrive par messagerie pendant qu'une autre est encore en cours. Les tâches de fond reculent jour après jour et le sentiment de n'avoir rien terminé s'installe, malgré une activité soutenue.

Deux jours pour construire une organisation qui résiste aux réalités du poste : mesurer où part réellement le temps, distinguer l'urgence de l'importance quand les priorités sont fixées par d'autres, protéger des plages de travail de fond et traiter les interruptions sans abîmer la relation. Le plan d'organisation est bâti à partir d'une semaine réelle de l'agenda du participant.

Objectifs pédagogiques

  • Mesurer la répartition réelle de son temps sur une semaine type
  • Distinguer l'urgence de l'importance sur des demandes reçues d'autrui
  • Planifier les tâches de fond en protégeant des plages dédiées
  • Traiter les interruptions sans perdre le fil de la tâche en cours
  • Organiser le traitement de sa messagerie et de ses relances

Les points forts

L'analyse part d'un relevé de temps réel effectué avant la session
Les priorités sont arbitrées sur des demandes concurrentes venant de plusieurs interlocuteurs
Chaque participant repart avec une semaine type reconstruite, éprouvée sur un scénario de perturbation

Programme

1Savoir où part le temps

Mesurer avant de vouloir gagner

  • Relever l'emploi réel d'une semaine de travail
  • Repérer les tâches à faible valeur et les tâches répétitives
  • Identifier les moments d'interruption les plus fréquents
  • Distinguer le temps subi du temps choisi

2Arbitrer les priorités

Quand ce sont les autres qui fixent l'urgence

  • Différencier l'urgence réelle de la pression exercée
  • Appliquer des critères de priorité explicites et défendables
  • Négocier un délai plutôt que subir une échéance
  • Rendre ses arbitrages lisibles pour ses interlocuteurs

3Planifier et protéger

Une semaine type qui tient

  • Construire une semaine type intégrant les aléas connus
  • Réserver des plages de travail de fond et les faire respecter
  • Regrouper les tâches de même nature
  • Anticiper les pics d'activité récurrents

4Tenir face aux interruptions

Reprendre le fil sans tout perdre

  • Traiter une interruption en quelques instants ou la différer
  • Organiser le traitement de la messagerie par plages dédiées
  • Mettre en place un suivi des relances qui ne repose pas sur la mémoire
  • Clore sa journée en préparant la suivante

Public concerné

Assistant(e)s et secrétaires confrontés à un volume élevé de sollicitations et de tâches simultanées.

Prérequis

Aucun prérequis

Dates et lieux

36 dates programmées entre novembre 2026 et décembre 2027. Les places sont confirmées par ordre d’arrivée des demandes.

novembre 2026

décembre 2026

janvier 2027

février 2027

mars 2027

avril 2027

mai 2027

juin 2027

septembre 2027

octobre 2027

novembre 2027

décembre 2027

Aucune de ces dates ne vous convient ? Nous ouvrons des sessions supplémentaires sur demande, et chaque programme peut être organisé pour votre seule équipe.

Informations pratiques

Avant la formation
Questionnaire de positionnement en ligne. Vos objectifs de progrès sont transmis au formateur, qui adapte les cas pratiques à votre contexte.
Méthodes pédagogiques
Apports théoriques, ateliers et cas pratiques. Support de cours numérique et fiches méthodes fournis.
Évaluation
QCM et mises en situation. Évaluation des acquis en début et en fin de parcours, évaluation à chaud et à froid à 60 jours.
Après la formation
1 an d'accès à l'espace e-learning. Auto-évaluation des compétences acquises et point de suivi à 30 jours avec votre formateur.
Modalités d’inscription
Inscription en ligne ou sur devis.
Délai d’accès
11 jours ouvrés après confirmation de l'inscription.
Accessibilité
Nos formations sont accessibles aux personnes en situation de handicap. Contactez notre équipe accessibilité pour définir ensemble une solution adaptée : contact@mpf-academy.ae
Dates de démarrage
Entrées permanentes : en plus des sessions programmées, cette formation peut démarrer sur demande.