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Description

Assistant formation : organiser les sessions, gérer les dossiers et tracer les actions

Deux jours pour maîtriser l'organisation des sessions et la traçabilité complète des dossiers de formation

  • 2 jours — 14 h
  • Présentiel ou à distance
  • Fondamental
  • Jusqu’à 6 participants

L'assistant formation absorbe les demandes des managers, les plannings de sessions et les relances de prestataires. Quand le circuit n'est pas posé, les convocations partent tard, les contrats se signent après la session et les preuves manquent au moment du bilan annuel ou d'un audit.

Ces 14 heures reconstituent le processus complet d'une action de formation, de la demande initiale à la clôture du dossier. Les participants installent un circuit de traitement, une trame de suivi des sessions et une liste des pièces à conserver à chaque étape. Chacun repart avec un tableau de suivi adapté à son organisation.

Objectifs pédagogiques

  • Situer le rôle de l'assistant formation dans le circuit de décision et de traitement des demandes
  • Organiser une session de formation depuis la convocation jusqu'à l'évaluation à chaud
  • Constituer un dossier administratif complet pour une action interne ou externe
  • Préparer une demande de validation budgétaire et de prise en charge interne pour une action de formation
  • Tenir un tableau de suivi des sessions des coûts et des pièces justificatives

Les points forts

Un circuit de traitement des demandes reconstitué étape par étape sur les cas des participants
Une liste des pièces à produire et à conserver pour chaque type d'action
Un tableau de suivi des sessions paramétré pendant la formation et emporté par chacun

Programme

1Situer sa fonction dans le processus formation

Qui décide quoi et à quel moment

  • Place de l'assistant entre les managers le responsable formation et les prestataires
  • Étapes d'une action depuis la demande jusqu'à la clôture du dossier
  • Documents produits et attendus à chaque étape
  • Repérage des points de blocage récurrents dans sa propre organisation

2Organiser et lancer les sessions

La logistique qui fait tenir le calendrier

  • Planification des sessions et gestion des contraintes de service entre départements
  • Convocations inscriptions et relances des participants
  • Réservation des salles et préparation des accès pour les sessions à distance
  • Coordination avec les formateurs internes et les prestataires externes
  • Gestion des annulations et des remplacements de dernière minute

3Gérer les dossiers et les validations budgétaires

Du devis à la facture sans rupture

  • Contrats de formation conditions générales et bons de commande
  • Constitution d'une demande complète de validation budgétaire et de prise en charge
  • Suivi budgétaire des engagements et des dépenses réalisées
  • Contrôle des factures et traitement des écarts avec le devis

4Sécuriser la traçabilité et le suivi qualité

Produire la preuve au bon moment

  • Feuilles de présence relevés de réalisation et attestations de fin de formation
  • Recueil et exploitation des évaluations à chaud et à froid
  • Archivage organisé des pièces et règles de classement
  • Préparation des éléments attendus lors d'un audit qualité ou d'un bilan annuel

Public concerné

Assistants et gestionnaires de formation ainsi que collaborateurs du service RH chargés du suivi administratif et logistique des actions de formation.

Prérequis

Aucun prérequis

Dates et lieux

36 dates programmées entre novembre 2026 et décembre 2027. Les places sont confirmées par ordre d’arrivée des demandes.

novembre 2026

décembre 2026

janvier 2027

février 2027

mars 2027

avril 2027

mai 2027

juin 2027

septembre 2027

octobre 2027

novembre 2027

décembre 2027

Aucune de ces dates ne vous convient ? Nous ouvrons des sessions supplémentaires sur demande, et chaque programme peut être organisé pour votre seule équipe.

Informations pratiques

Avant la formation
Questionnaire de positionnement en ligne. Vos objectifs de progrès sont transmis au formateur, qui adapte les cas pratiques à votre contexte.
Méthodes pédagogiques
Apports théoriques, ateliers et cas pratiques. Support de cours numérique et fiches méthodes fournis.
Évaluation
QCM et mises en situation. Évaluation des acquis en début et en fin de parcours, évaluation à chaud et à froid à 60 jours.
Après la formation
1 an d'accès à l'espace e-learning. Auto-évaluation des compétences acquises et point de suivi à 30 jours avec votre formateur.
Modalités d’inscription
Inscription en ligne ou sur devis.
Délai d’accès
11 jours ouvrés après confirmation de l'inscription.
Accessibilité
Nos formations sont accessibles aux personnes en situation de handicap. Contactez notre équipe accessibilité pour définir ensemble une solution adaptée : contact@mpf-academy.ae
Dates de démarrage
Entrées permanentes : en plus des sessions programmées, cette formation peut démarrer sur demande.