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Description

Office Manager : piloter les moyens, le budget et les prestataires

Tenir les quatre volets du poste : environnement de travail, budget, prestataires et appui aux équipes

  • 2 jours — 14 h
  • Présentiel ou à distance
  • Perfectionnement
  • Jusqu’à 6 participants

L'office manager hérite de tout ce qui n'a pas de propriétaire : les locaux, les contrats de prestation, les dépenses courantes, l'arrivée des nouveaux collaborateurs. Le poste se définit par accumulation et finit par se réduire à de l'exécution urgente, sans vision d'ensemble ni marge de négociation.

Deux jours pour reprendre la main sur les quatre missions qui structurent la fonction : l'environnement de travail, le suivi administratif et budgétaire, la relation avec les prestataires et l'appui aux équipes. Chaque mission est traitée avec ses outils de pilotage et appliquée au périmètre réel du participant.

Objectifs pédagogiques

  • Délimiter les quatre missions du poste et les responsabilités associées
  • Piloter l'environnement de travail et les services aux collaborateurs
  • Suivre un budget de fonctionnement et justifier ses écarts
  • Sélectionner et suivre les prestataires dans la durée
  • Contribuer à l'intégration des nouveaux collaborateurs et à la communication interne

Les points forts

Chaque mission est traduite en indicateurs de pilotage applicables dès le retour au poste
Une consultation de prestataire est préparée de bout en bout sur un besoin réel
Le périmètre du poste est renégocié en simulation face à une direction qui ajoute des tâches

Programme

1Cadrer le poste et ses quatre missions

Sortir du poste fourre-tout

  • Recenser les activités réellement assurées et la charge qu'elles représentent
  • Répartir ces activités entre les quatre missions du poste
  • Repérer ce qui relève d'un autre service et le faire savoir
  • Poser les indicateurs de pilotage de chaque mission

2Piloter l'environnement de travail

Des locaux et des services qui suivent l'activité

  • Organiser les espaces et les équipements selon les usages
  • Traiter les demandes courantes sans se faire déborder
  • Préparer un aménagement ou un déménagement de bureaux
  • Suivre les obligations liées aux locaux et à la sécurité des occupants

3Tenir le budget et les prestataires

Négocier et suivre plutôt que subir les factures

  • Construire et suivre un budget de fonctionnement annuel
  • Préparer une consultation et comparer des offres
  • Négocier les conditions et formaliser l'engagement
  • Évaluer la prestation et conduire un point de revue

4Soutenir les équipes

Le poste comme point d'appui interne

  • Organiser l'arrivée et l'équipement des nouveaux collaborateurs
  • Relayer l'information interne et animer les moments collectifs
  • Répondre aux demandes des collaborateurs avec un niveau de service défini
  • Faire remonter les irritants récurrents à la direction

Public concerné

Office managers en poste et assistant(e)s de direction dont le périmètre s'est élargi aux services généraux et à l'appui aux équipes.

Prérequis

Exercer une fonction d'office manager ou d'assistanat comportant une responsabilité sur les moyens généraux.

Dates et lieux

36 dates programmées entre novembre 2026 et décembre 2027. Les places sont confirmées par ordre d’arrivée des demandes.

novembre 2026

décembre 2026

janvier 2027

février 2027

mars 2027

avril 2027

mai 2027

juin 2027

septembre 2027

octobre 2027

novembre 2027

décembre 2027

Aucune de ces dates ne vous convient ? Nous ouvrons des sessions supplémentaires sur demande, et chaque programme peut être organisé pour votre seule équipe.

Informations pratiques

Avant la formation
Questionnaire de positionnement en ligne. Vos objectifs de progrès sont transmis au formateur, qui adapte les cas pratiques à votre contexte.
Méthodes pédagogiques
Apports théoriques, ateliers et cas pratiques. Support de cours numérique et fiches méthodes fournis.
Évaluation
QCM et mises en situation. Évaluation des acquis en début et en fin de parcours, évaluation à chaud et à froid à 60 jours.
Après la formation
1 an d'accès à l'espace e-learning. Auto-évaluation des compétences acquises et point de suivi à 30 jours avec votre formateur.
Modalités d’inscription
Inscription en ligne ou sur devis.
Délai d’accès
11 jours ouvrés après confirmation de l'inscription.
Accessibilité
Nos formations sont accessibles aux personnes en situation de handicap. Contactez notre équipe accessibilité pour définir ensemble une solution adaptée : contact@mpf-academy.ae
Dates de démarrage
Entrées permanentes : en plus des sessions programmées, cette formation peut démarrer sur demande.