Start a conversation ↗

الوصف

المساعد الإداري: التنظيم والتواصل ومتابعة المهام الأساسية

الجمع بين التنظيم والتواصل ومتابعة الملفات دون الانقياد وراء الطلبات العاجلة

  • 2 أيام — 14 ساعة
  • حضوري أو عن بُعد
  • أساسي
  • حتى 6 مشاركين

تمتلئ وظيفة الدعم الإداري بقليل من كل شيء: جدول مواعيد يتغير باستمرار، وطلبات تصل عبر الهاتف والبريد الإلكتروني في الوقت نفسه، وملفات تنتظر المتابعة. ومن دون معالم واضحة لما تشمله الوظيفة فعليًا، تتعامل مع الأكثر إلحاحًا وتترك الأهم يفلت منك.

يومان لتحديد المسؤوليات التي تمنح الوظيفة هيكلها: تنظيم العمل والمعلومات، والتواصل مع جهات الاتصال الداخلية والخارجية، ومتابعة الملفات حتى إغلاقها. يخرج كل مشارك بخريطة لدوره الوظيفي وخطة تطوير شخصية.

أهداف التعلّم

  • تحديد نطاق دورك الوظيفي ومساحات الاستقلالية لديك
  • تنظيم جداول المواعيد والسفر مع استباق الاضطرابات
  • هيكلة أنظمة الحفظ وتدفق المعلومات
  • تكييف التواصل الكتابي والشفهي مع كل جهة اتصال
  • متابعة الملفات حتى إغلاقها

ما الذي يميّز هذا البرنامج

يرسم كل مشارك خريطة لدوره الفعلي ويقارنها بأدوار أقرانه
تُبنى تمارين تمثيل الأدوار على طلبات متعارضة يطرحها المشاركون أنفسهم
تُصاغ خطة تطوير شخصية وتُجدول زمنيًا في ختام البرنامج

البرنامج

1نطاق الدور الوظيفي

معرفة ما تشمله الوظيفة فعليًا

  • التمييز بين مهام التنفيذ ومسؤوليات التنسيق
  • تحديد التوقعات غير المعلنة لدى مديرك وجهات اتصالك
  • تحديد مساحة المبادرة لديك وحدودها
  • التعبير عن دورك في جملة واحدة يفهمها الجميع

2تنظيم العمل والمعلومات

إدارة جدول المواعيد والملفات دون ضياع

  • إدارة جدول مواعيد عرضة للتغييرات في اللحظة الأخيرة
  • التحضير المسبق للسفر والاجتماعات
  • بناء هيكل حفظ مشترك ومستدام
  • ضمان إمكانية تتبع المستندات الحساسة

3التواصل بدقة

الرسالة المناسبة إلى الجهة المناسبة

  • تكييف أسلوب الخطاب مع جهات الاتصال الداخلية أو الخارجية
  • طرح أسئلة تحديد الإطار قبل الشروع في التنفيذ
  • كتابة رسائل قصيرة تدفع إلى اتخاذ قرار
  • قول لا أو التأجيل دون الإضرار بالعلاقة

4متابعة الملفات حتى إنجازها

المتابعة دون إلحاح والإغلاق السليم

  • إنشاء أداة متابعة بسيطة يجري تحديثها فعليًا
  • رصد الملفات المتعثرة والتنبيه إليها
  • كتابة رسالة متابعة تحصل على رد
  • إغلاق الملف وأرشفة ما يجب الاحتفاظ به

لمن هذا البرنامج

المساعدون الإداريون والسكرتارية الذين يتولون مهامهم حديثًا، وكل من يشغل وظيفة دعم إداري دون أن يكون قد تلقى تدريبًا رسميًا عليها.

المتطلبات المسبقة

لا توجد متطلبات مسبقة

المواعيد والمواقع

36 موعدًا مجدولًا بين نوفمبر 2026 وديسمبر 2027. تُؤكَّد المقاعد حسب ترتيب ورود الطلبات.

نوفمبر 2026

ديسمبر 2026

يناير 2027

فبراير 2027

مارس 2027

أبريل 2027

مايو 2027

يونيو 2027

سبتمبر 2027

أكتوبر 2027

نوفمبر 2027

ديسمبر 2027

لا يناسبكم أيٌّ من هذه المواعيد؟ نفتح دورات إضافية عند الطلب، ويمكن تنفيذ أي برنامج بشكل خاص لفريقكم.

التفاصيل العملية

قبل البرنامج
استبيان تحديد المستوى عبر الإنترنت. تُرسَل أهداف التطوير الخاصة بك إلى المدرب الذي يكيّف الحالات التطبيقية بما يتناسب مع بيئة عملك.
أساليب التدريب
مفاهيم نظرية وورش عمل وحالات تطبيقية. تُقدَّم مواد تدريبية رقمية وبطاقات منهجية.
التقييم
أسئلة اختيار من متعدد وتمارين محاكاة واقعية. تقييم المكتسبات في بداية البرنامج ونهايته، مع تقييم فوري وآخر بعد 60 يومًا.
بعد البرنامج
سنة كاملة من الوصول إلى منصة التعلم الإلكتروني. تقييم ذاتي للمهارات المكتسبة وجلسة متابعة بعد 30 يومًا مع المدرب.
طريقة التسجيل
التسجيل إلكترونيًا أو بناءً على عرض سعر.
مهلة الالتحاق
11 يوم عمل بعد تأكيد التسجيل.
إمكانية الوصول
البرنامج متاح لأصحاب الهمم (أصحاب الاحتياجات الخاصة). يُرجى التواصل مع مسؤول الدعم والتهيئة لدينا لتصميم حل مناسب لاحتياجاتكم: contact@mpf-academy.ae
مواعيد البدء
التحاق مستمر: إضافةً إلى الدورات المجدولة، يمكن بدء هذا البرنامج عند الطلب.