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Description

Assistant(e)s et outils collaboratifs : partager, coordonner et animer

Travailler à plusieurs sur les mêmes documents sans versions perdues ni messages qui se croisent

  • 2 jours — 14 h
  • Présentiel ou à distance
  • Fondamental
  • Jusqu’à 6 participants

Les outils collaboratifs ont été déployés, mais chacun les utilise à sa façon. Les documents circulent encore en pièces jointes et reviennent en plusieurs versions. Les conversations se dispersent entre la messagerie et les salons de discussion, et plus personne ne sait où la dernière décision a été consignée.

Deux jours pour installer des usages communs : organiser un espace partagé qui reste lisible dans la durée, choisir le canal adapté à chaque échange, coéditer un document sans se gêner et animer une réunion à distance. Les règles d'usage sont rédigées pendant la session, prêtes à être proposées à l'équipe.

Objectifs pédagogiques

  • Structurer un espace de travail partagé qui reste lisible dans la durée
  • Choisir le canal adapté selon la nature et l'urgence de l'échange
  • Coéditer un document en gérant les versions et les commentaires
  • Organiser et animer une réunion à distance qui tient son ordre du jour
  • Rédiger des règles d'usage acceptées et applicables par l'équipe

Les points forts

L'arborescence partagée est reconstruite sur les documents réels de l'équipe
Chaque participant anime une réunion à distance, ensuite analysée
Les règles d'usage rédigées en séance sont prêtes à être soumises à l'équipe

Programme

1Remettre de l'ordre dans l'espace partagé

Une arborescence que l'on retrouve six mois plus tard

  • Choisir entre espace d'équipe et espace de projet
  • Définir des règles de nommage et de rangement tenables
  • Gérer les droits d'accès et les partages vers l'externe
  • Traiter les documents obsolètes et les doublons

2Choisir le bon canal

Arrêter de tout envoyer par messagerie

  • Distinguer la conversation informelle de l'échange qui doit rester tracé
  • Réserver la messagerie à ce qui l'exige vraiment
  • Utiliser les salons de discussion sans créer de bruit
  • Rendre une décision retrouvable par ceux qui n'étaient pas présents

3Coéditer et gérer les versions

Un seul document vivant plutôt qu'une série de pièces jointes

  • Travailler à plusieurs sur un même fichier sans écrasement
  • Utiliser les commentaires et les suggestions pour arbitrer
  • Suivre l'historique des versions et revenir à un état antérieur
  • Figer une version de référence et la diffuser

4Réunir et coordonner à distance

Des visioconférences courtes et suivies d'effet

  • Préparer la convocation et les documents en amont
  • Cadrer la prise de parole et l'usage de la caméra
  • Acter les décisions et les engagements en séance
  • Diffuser le relevé et suivre les actions décidées
  • Automatiser les tâches de coordination les plus répétitives

Public concerné

Assistant(e)s et secrétaires amenés à coordonner le travail d'une équipe équipée d'outils collaboratifs.

Prérequis

Utiliser régulièrement une messagerie professionnelle et un espace de stockage partagé.

Dates et lieux

36 dates programmées entre novembre 2026 et décembre 2027. Les places sont confirmées par ordre d’arrivée des demandes.

novembre 2026

décembre 2026

janvier 2027

février 2027

mars 2027

avril 2027

mai 2027

juin 2027

septembre 2027

octobre 2027

novembre 2027

décembre 2027

Aucune de ces dates ne vous convient ? Nous ouvrons des sessions supplémentaires sur demande, et chaque programme peut être organisé pour votre seule équipe.

Informations pratiques

Avant la formation
Questionnaire de positionnement en ligne. Vos objectifs de progrès sont transmis au formateur, qui adapte les cas pratiques à votre contexte.
Méthodes pédagogiques
Apports théoriques, ateliers et cas pratiques. Support de cours numérique et fiches méthodes fournis.
Évaluation
QCM et mises en situation. Évaluation des acquis en début et en fin de parcours, évaluation à chaud et à froid à 60 jours.
Après la formation
1 an d'accès à l'espace e-learning. Auto-évaluation des compétences acquises et point de suivi à 30 jours avec votre formateur.
Modalités d’inscription
Inscription en ligne ou sur devis.
Délai d’accès
11 jours ouvrés après confirmation de l'inscription.
Accessibilité
Nos formations sont accessibles aux personnes en situation de handicap. Contactez notre équipe accessibilité pour définir ensemble une solution adaptée : contact@mpf-academy.ae
Dates de démarrage
Entrées permanentes : en plus des sessions programmées, cette formation peut démarrer sur demande.