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Description

Assistant(e)s et outils collaboratifs : partager, coordonner et animer

Travailler à plusieurs sur les mêmes documents sans versions perdues ni messages qui se croisent

  • 2 days — 14 h
  • In-person or virtual
  • Foundation
  • Up to 6 participants

Les outils collaboratifs ont été déployés, mais chacun les utilise à sa façon. Les documents circulent encore en pièces jointes et reviennent en plusieurs versions. Les conversations se dispersent entre la messagerie et les salons de discussion, et plus personne ne sait où la dernière décision a été consignée.

Deux jours pour installer des usages communs : organiser un espace partagé qui reste lisible dans la durée, choisir le canal adapté à chaque échange, coéditer un document sans se gêner et animer une réunion à distance. Les règles d'usage sont rédigées pendant la session, prêtes à être proposées à l'équipe.

Learning objectives

  • Structurer un espace de travail partagé qui reste lisible dans la durée
  • Choisir le canal adapté selon la nature et l'urgence de l'échange
  • Coéditer un document en gérant les versions et les commentaires
  • Organiser et animer une réunion à distance qui tient son ordre du jour
  • Rédiger des règles d'usage acceptées et applicables par l'équipe

What makes this programme different

L'arborescence partagée est reconstruite sur les documents réels de l'équipe
Chaque participant anime une réunion à distance, ensuite analysée
Les règles d'usage rédigées en séance sont prêtes à être soumises à l'équipe

Programme

1Remettre de l'ordre dans l'espace partagé

Une arborescence que l'on retrouve six mois plus tard

  • Choisir entre espace d'équipe et espace de projet
  • Définir des règles de nommage et de rangement tenables
  • Gérer les droits d'accès et les partages vers l'externe
  • Traiter les documents obsolètes et les doublons

2Choisir le bon canal

Arrêter de tout envoyer par messagerie

  • Distinguer la conversation informelle de l'échange qui doit rester tracé
  • Réserver la messagerie à ce qui l'exige vraiment
  • Utiliser les salons de discussion sans créer de bruit
  • Rendre une décision retrouvable par ceux qui n'étaient pas présents

3Coéditer et gérer les versions

Un seul document vivant plutôt qu'une série de pièces jointes

  • Travailler à plusieurs sur un même fichier sans écrasement
  • Utiliser les commentaires et les suggestions pour arbitrer
  • Suivre l'historique des versions et revenir à un état antérieur
  • Figer une version de référence et la diffuser

4Réunir et coordonner à distance

Des visioconférences courtes et suivies d'effet

  • Préparer la convocation et les documents en amont
  • Cadrer la prise de parole et l'usage de la caméra
  • Acter les décisions et les engagements en séance
  • Diffuser le relevé et suivre les actions décidées
  • Automatiser les tâches de coordination les plus répétitives

Who is it for

Assistant(e)s et secrétaires amenés à coordonner le travail d'une équipe équipée d'outils collaboratifs.

Prerequisites

Utiliser régulièrement une messagerie professionnelle et un espace de stockage partagé.

Dates & locations

36 scheduled dates between novembre 2026 and décembre 2027. Seats are confirmed in the order enquiries are received.

novembre 2026

décembre 2026

janvier 2027

février 2027

mars 2027

avril 2027

mai 2027

juin 2027

septembre 2027

octobre 2027

novembre 2027

décembre 2027

None of these dates suit you? We open additional sessions on request, and any programme can be run privately for your team.

Practical details

Before the programme
Online positioning questionnaire. Your development objectives are shared with the trainer, who tailors the practical case studies to your context.
Teaching methods
Theoretical input, workshops and practical case studies. Digital course materials and method sheets provided.
Assessment
Multiple-choice tests and role-play exercises. Assessment of learning at the start and end of the programme, with immediate and 60-day follow-up evaluations.
After the programme
One year of access to the e-learning platform. Self-assessment of the skills acquired and a 30-day follow-up session with your trainer.
How to register
Registration online or on the basis of a quotation.
Lead time
11 working days after confirmation of registration.
Accessibility
Accessible to people of determination. Contact our accessibility coordinator to design a suitable solution: contact@mpf-academy.ae
Start dates
Rolling intake: in addition to the scheduled sessions, this programme can start on request.